Gerade als Versicherungsmakler weißt du, wie schnell und plötzlich Lebensveränderungen eintreten können, die einiges an Organisation und Verwaltungsarbeiten mit sich bringen. Besonders, wenn größere Datenübertragungen von Nöten sind, sind Vorkehrungen zu treffen!
Dafür gibt es einige Möglichkeiten: Makler- und Unternehmensvollmacht, Notfallmanagement mit Handlungsanweisungen, testamentarisch festgehaltene Maßnahmen etc. Aber damit ist eine sichere Übertragung der Bestandskundendaten noch lange nicht vom Tisch! Der bekannte Papierkrieg kommt erst noch – plus dem ewigen, schriftlichen Hin-und-Her inklusive typischer Übertragungsfehler.
Dieser Papierkrieg kann vermieden werden: Mit digitalen Lösungen für eine einwandfreie und gesicherte Bestandsübertragung! Welche das sind und welche Vorteile Ihnen die digitale Bestandsübertragung bringt, erfährst Du in diesem Beitrag.
Bestandskundenübernahme – ein bürokratisches Dilemma
Ganz egal, ob Ruhestandsantritt, Vorkehrungen für den Notfall, gewollter Maklerwechsel durch Versicherte aufgrund von Unzufriedenheit oder auf Empfehlung aus dem Bekanntenkreis: Die Bestandsübertragung ist, ganz unabhängig von Versicherungsbestand oder Gesellschaft, ein hoch aufwendiger, administrativer Aufwand.Jeder Makler/Vermittler muss sich mit den folgenden relevanten, aber auch sehr umständlichen Punkten auseinandersetzen:
- Code of Conduct: Die Endkunden müssen angeschrieben und über den Wechsel informiert werden!
- Die Bestandslisten müssen in das neue Verwaltungstool migriert werden! Jeder Versicherer und Pool haben dabei jedoch wieder seine eigenen Standards!
- Der Maklervertrag, die Vollmacht und die Datenschutzerklärung müssen aktualisiert werden.
- In vielen Fällen muss erst die Freigabe des bisherigen „Partners“ eingeholt werden.
- Stornohaftungsübernahmen und die Handhabungen der Stornoreservekonten sind zu regeln.
- Bei den Versicherern muss oftmals die Übertragung reklamiert werden.
Deshalb gilt: Je früher Du Dich um eine Bestandsübertragung kümmerst, desto mehr zeitlichen Handlungsspielraum hast Du, um Verbesserungen oder Korrekturen rechtzeitig vorzunehmen.
Dennoch muss bei der Bestandsübertragung mehrfach nachgefragt werden, vor allem, wenn viele Gesellschaften berücksichtigt werden müssen, bis alle Informationen beim neuen Makler inklusive Maklervollmacht sicher und vollständig eingegangen sind. Das dabei entstehende E-Mail-Ping-Pong ist zeitaufwendig und fehlerlastig. Jeder Makler schlägt bei diesem bekannten Mehraufwand die Hände über den Kopf zusammen!
Mit bloßen Vorkehrungen ist die größte Hürde also noch nicht gemeistert: Es braucht eine saubere, sichere und vollständige digitale Datenübertragung bei der Bestandsübernahme und einen zuverlässigen Partner, der einen an die Hand nimmt!
Lösung: Digitale Datenübertragung bei Bestandskundenübernahme
In Zeiten der Digitalisierung, die aktuell durch die Coronakrise erheblich an Fahrt gewinnt, etabliert sich auch immer mehr eine digitale Vermittlerbranche und somit auch der digitale Versicherungsmakler!Gerade in der Versicherungsbranche, die bekanntermaßen mit viel Papier und persönlicher Beratung arbeitet, ist nicht nur zum aktuell gegenseitigen Schutz, sondern auch für eine zeitgemäße Arbeitsweise eine sichere, digitale Datenübertragung von großer Bedeutung! Mithilfe technologischer Lösungen kann auch die bisher administrativ sehr aufwendige Bestandsübertragung erheblich erleichtert und beschleunigt werden.
Dafür stehen dem modernen Vermittler und Makler gleich mehrere, kombinierbare Möglichkeiten zur Verfügung: Das Maklerverwaltungsprogramm und die Makler-App, die in Kombination nach Eingang aller relevanten Unterlagen eine komplett automatisierte Bestandsübertragung vornimmt.
Digitale Bestandsübertragung und Maklervollmacht
Mit Deiner Maklervollmacht regelst Du die Datenweitergabe Deiner Bestandskunden – digital und automatisch!Dafür wird Deine Maklervollmacht eingehend geprüft: Alle Anforderungen müssen erfüllt werden, wie beispielsweise das Vorhandensein einer Datenschutzerklärung zur Weitergabe personenbezogener Daten sowie einer Klausel, die bestätigt, dass von Dir vorhandene Verträge geändert oder auch gekündigt werden dürfen. Ist das geregelt und die Versicherungsscheinnummer korrekt, wird eine automatische Datenübertragung freigegeben.
Verwaltung der Bestandskundendaten im Maklerverwaltungsprogramm
Mithilfe des richtigen Maklerverwaltungsprogramms als Softwarelösung gelingt Dir Deine persönliche Revolution vom analogen zum digitalen Makler mit persönlicher Note! Du kannst nicht nur generell alle Deine Kundendaten und -verträge verwalten, sondern hast gleichzeitig gesonderte Tools, die Dir die Bestandsübertragungen erleichtern und ordentlich verwalten!Auch kannst Du beispielsweise die Maklervollmacht spielend einfach per SMS an den Kunden versenden! Durch die digitale Unterschrift wird diese vollautomatisch für Dich in Deinem MVP archiviert und steht Dir auch für die BÜ-Workflows zur Verfügung.
Ein MVP zeigt Dir den Status Deiner Bestandsübertragung an und hilft Dir, sämtliche Übertragungen wie Einzel-, Agentur- sowie Pool-Übertragungen zu kontrollieren.
Tipp: Achte bei der Nutzung eines MVPs auf die Nutzung/Kompatibilität von GDV und BiPRO. Dank dieser Branchenstandards werden Deine Verträge nach erfolgreicher Datenintegration automatisch aktiviert und verwaltet!
Digitale Datenübertragung mit Makler-App
Auch die sich immer mehr etablierenden Makler- und Vermittler-Apps bieten hervorragende Lösungen, den digitalen Prozess der Bestandsübertragung zu unterstützen und zu beschleunigen – mit vielen weiteren Vorteilen und Funktionen! Dabei stellt sich natürlich die Frage: Was soll eine gute Makler-App überhaupt bieten?Stell Dir vor: Mit der IT-Lösung einer Makler-App können Maklervollmachten per SMS-Funktion eingeholt und Policen einfach abfotografiert werden. Die App erkennt dank ausgezeichneter KI die Vertrags- und Anbieterinformationen auf dem Bild und importiert alle relevanten Daten, inklusive Maklervollmacht, direkt in das Maklerverwaltungsprogramm!
Gleichzeitig wird der so digital erfasste Vertrag direkt zur Bestandsübertragung beim jeweiligen Versicherer angefordert und alle Übertragungen vom System selbst überwacht!
Fazit
Papierkrieg war gestern! Die digitale Bestandsübertragung erleichtert Deinen Arbeitsalltag und spart Dir wertvolle Zeit. Mithilfe digitaler Lösungen wie dem Maklerverwaltungsprogramm und Makler-Apps verwaltest Du alle nötigen Dokumente wie Maklervollmachten und Bestandskundenverträge bei einer einwandfreien, digital-automatisierten Bestandsübertragung! Besonders während der und durch die Corona-Pandemie ist es Zeit, auf die digitalen Lösungen in der Vermittlerbranche umzusteigen und somit aktiv zu bleiben!
